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QUE SON TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

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¿QUE SON TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
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GESTIÓN DOCUMENTAL Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Los documentos contienen datos, información. La producción de bienes y servicios depende del conocimiento y de cómo se gestiona. La información es el medio y el entorno que permite el conocimiento. También hay que mencionar, que el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que ...